Hitta rätt leverantör

Det finns en del som ett företag bör tänka på i upphandlingsprocessen när det ska välja leverantör. Allt från hur du ska formulera dig till urvalet. Du är oftast bunden till din leverantör under en längre tid, varför det är viktigt att rätt beslut fattas.

Upphandlingar är en konst som tar tid att lära sig. Om du känner dig osäker bör du rådgöra med en konsult som har lång erfarenhet av det. Magnus Josephson har specialiserat sig just på upphandlingsfrågor och kan hjälpa dig med de olika stegen i en upphandling. Här är en snabb överblick av de viktigaste:

Förfrågningsunderlag

För det första ska annonsen med förfrågningsunderlaget vara tydligt utformad. Se till att skall-kraven och bör-kraven finns med och att det inte finns några oklarheter eller utrymme för feltolkningar. Som regel får underlaget inte ändras när det har gått ut till anbudsgivarna.

Utvärdering av anbuden

Till att börja med är du tvungen att utesluta en leverantör om den har gjort sig skyldig till ekonomisk brottslighet. Du får också göra det, men är inte tvungen, om leverantören är försatt i konkurs eller har dömts för andra brott i sin yrkesutövning.

Därefter prövar företaget vilka anbudsgivare som uppfyller kraven du har ställt i förfrågningsunderlaget. Det gäller den ekonomiska ställningen samt den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten.

Du kan sedan välja leverantör antingen utifrån antingen det lägsta priset eller det ekonomiskt sett mest fördelaktiga budet. När det gäller det ekonomiskt mest fördelaktiga budet kan du ta hänsyn till saker som miljöaspekt och kvalitet. Du ska i det fallet ha angett i förfrågningsunderlaget vad du kommer att ta hänsyn till.

Tilldelningsbeslut

När du har fattat ett tilldelningsbeslut bör du sända det skriftligt till samtliga anbudsgivare.

Avtal

Ett avtal ska skrivas med leverantören för att visa på er överenskommelse, men måste inte alltid innehålla de exakta villkoren. Ofta finns det standardavtal som går att använda. Det händer att villkoren är oklara och det kan leda till tvister. Det kan exempelvis gälla om avtalet går att säga upp och hur det blir om avtalet fortsätter under flera år. På grund av det är det bra att anlita en konsult för den som inte har erfarenhet.

För mer information om upphandlingsprocessen kan du konsultera Konkurrensverket.